Мы с Вами
+7 (496) 343-82-82
+7 (967) 005-07-77

Пресс-центр

Все публикации за:
26 февраля 2018

Личная карточка сотрудника: право или обязанность

На каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка. В данной статье рассмотрим вопросы, которые возникают у специалистов при заполнении указанного документа. 

Кто обязан вести личные карточки 
Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ. 
Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки. 
Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух. 

Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек: 
1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку. Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (разделы 3 и 11 в форме Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41). 
2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27). 
3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23). 

Форма личной карточки 
Существует унифицированная форма карточки Т-2 . Документ включает 11 разделов. Работодатель вправе не использовать унифицированную форму карточки, а утвердить собственный бланк. 
Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов: 
• трудовая книжка; 
• паспорт; 
• документ об образовании; 
• СНИЛС; 
• военный билет; 
• другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положение, данные о ближайших родственниках и т. п). 
Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу. 

Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. 
Личная карточка хранится в личном деле сотрудника. 
Если в личной карточке закончится место для внесения новых сведений, кадровик может сделать вкладной лист с нужными разделами с пометкой «Дополнение к личной карточке работника». 

Как внести изменения и сделать исправления 
Если кадровик обнаружит в личной карточке ошибку, ее следует исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись и рядом сделать верную. Далее нужно написать «исправлено» и заверить исправление подписью, указав должность и ФИО (п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 
Если у сотрудника изменился оклад, отражать эти изменения в карточке Т-2 необязательно. При желании данную информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения». 
Если сотрудника перевели на другую должность, запись нужно внести в раздел III. 

Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации? 
При увольнении сотрудника личная карточка закрывается. В разделе XI делается запись о расторжении договора, ставится подпись представителя работодателя и работника. 
Следовательно, принимая работника, который прежде уже трудился в вашей организации, нужно открыть новую личную карточку. 

Ответственность 
Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, проверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки. 
А вот если личных карточек на предприятии нет, работодателя могу привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. 
Штрафы составят: 
• для должностных лиц и ИП — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; 
• для юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 

© Мелор-М, 2010 — 2018. Все права защищены. Наш адрес: Наро-Фоминск, ул. Маршала Жукова,13
Электронная почта: info@melor-m.ru
Мы в соц. сетях:
Оплата наличными
и банковскими картами
Сайт разработан
в дизайн-студии «I-Net»