Мы с Вами
+7 (496) 343-82-82
+7 (967) 005-07-77

Пресс-центр

Все публикации за:
26 февраля 2018

НАСКОЛЬКО ОПАСНО ХРАНЕНИЕ КОПИЙ В ЛИЧНЫХ ДЕЛАХ

Формирование личных дел или личных папок сотрудников зачастую вызывает ряд вопросов со стороны проверяющих органов. Особое внимание тому перечню документов, которые содержатся в папках сотрудников уделяет Роскомнадзор. Инспекционный орган, который проводит проверки в части соблюдения требований по работе с персональными данными. 
Личное дело – это систематизированный комплект документов, содержащих персональные данные работника. На практике он выглядит как папка с документами, формирующимися и подшивающимися в течение времени работы конкретного работника в организации. Требования к формированию и ведению личного дела установлены законодательно в отличии от формирования личной папки работника. 
При проведении проверок Роскомнадзором абсолютно неважно какие папки формирует работодатель, ибо важно содержание, того что находится внутри этих папок. 
Состав документации может быть разный, однако, если среди помещенных и хранящихся документов присутствуют копии, то их хранение должно соответствовать требованиям законодательства. 
Хранение персональных данных, которые входят в процесс обработки персональных данных, осуществляемых работодателем, возможно, при наличии письменной формы согласия от работника. Обратите внимание, что речь идет именно о персональных данных (информации, прямо или косвенно определяющей субъекта персональных данных), а не о документах или копиях, содержащих персональные данные работника. Зачастую, работодатели считают, что если согласие на обработку персональных данных получено, то можно не только хранить персональные данные, но и копии документов, снятые с оригиналов, в которых содержатся персональные данные. 
Статьей 5 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 года «О персональных данных» установлено требование, что хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является работник, равно как любой иной субъект персональных данных. Эти требования установлены в отношении хранения именно персональных данных, а не копий документов их содержащих, в связи с чем при наличии в личном деле или личной папке сотрудника копий документов, содержащих персональные данные работника, данный факт признается нарушением закона в части наличия избыточных персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки. 
На практике работодатели помещают в папки очень много ненужных копий, которые, возможно, им будут необходимы «на всякий случай» от которых лучше избавляться, так как есть большая вероятность риска привлечения к административной ответственности, предусмотренной частью первой статьи 13.11 Кодекса РФ од административных правонарушениях (выписка представлена ниже) за осуществление обработки персональных данных не в целях, заявленных для обработки. 

Статья 13.11. Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных (извлечение) 

1. Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, – 
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 


Обратите внимание, что избавляться можно не от всех копий документов, а только от тех, которые не имеют цели хранения. Если хранение копий документов, содержащих персональные данные необходимо во исполнение требований законодательства, либо в иных целях, определенных работодателем (например, копии документов об образовании при направлении работника на обучение, что предоставить их в учебное заведение), то такие копии можно хранить. Для этого рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте по персональным порядок хранения копий, и в согласии на обработку персональных данных указать о том, что помимо обработки указанных в согласии персональных данных работник разрешает хранить копии документов, содержащих персональные данные с их указанием. 

© Мелор-М, 2010 — 2018. Все права защищены. Наш адрес: Наро-Фоминск, ул. Маршала Жукова,13
Электронная почта: info@melor-m.ru
Мы в соц. сетях:
Оплата наличными
и банковскими картами
Сайт разработан
в дизайн-студии «I-Net»